¿Cómo redactar una reclamación?

Consejos de cómo redactar una reclamación por productos y servicios defectuosos. Y además de sugerencias, al final un modelo básico para simplificarte la tarea…

¿Cómo redactar una reclamación?

  • Incluir datos de los involucrados.
  • Ir al grano, sin escribir en caliente.
  • Argumentar el reclamo en forma ordenada.
  • Respaldar con documentos.
  • Solicitar una respuesta y solución.

Incluir datos de los involucrados

Incluye información completa de la persona, empresa, institución, producto o servicio objeto del reclamo, así como también fechas, lugares, horarios y otros detalles asociados con la reclamación presentada.

Ir al grano, sin escribir en caliente

Para redactar una reclamación, se sugiere ser breve, claro y directo, escribir con palabras sencillas y sin rodeos.

Maneja un tono neutral y no intimidante ni irónico, sin dejarte llevar por el exceso de las explicaciones, ni por el calor del enojo e indignación.

¿Cómo redactar una reclamación? Con calma, orden y claridad, sin excesos ni amenazas. Escribe las razones del reclamo y adjunta documentos que sirvan para respaldarlo. Cuanta más seriedad transmitas, mejor.

Argumentar el reclamo en forma ordenada

Menciona las razones del reclamo en modo lógico.

Refleja orden y calma en el texto, dosificando las quejas y motivos en diferentes párrafos para evitar confusiones.

El destinatario debe captar y entender la reclamación de un vistazo, a primera vista.

Si son varios reclamos, dedicar a cada uno su párrafo. Evitar los párrafos demasiado largos, la catarsis de palabras y puntos de exclamación.

Describe, informa y explica qué, a quién y por qué se reclama.

Ver: ¿Cómo redactar una reclamación a un hospital?

Respaldar con documentos

Para dar un mayor efecto, la redacción de una reclamación debería combinar los argumentos y motivos del reclamo con documentación.

Por ejemplo, copias de correos electrónicos y conversaciones de WhatsApp, fotos que demuestren las condiciones de un lugar o producto, capturas de pantalla, recibos, garantías, registros de distinto tipo y otros documentos que sirvan como evidencia del reclamo escrito.

Adicionalmente, es posible acudir al respaldo de bibliografía y a referencias de leyes nacionales para complementar los argumentos con pilares teóricos, siempre y cuando tengan sentido y coherencia con el reclamo.

Si quieres reforzar el reclamo con bibliografía y marco normativo, para hacer uso de este recurso asesórate con abogados, escribanos, redactores y otros profesionales.

Solicita una respuesta o solución

Al finalizar la reclamación, especifica qué acciones quieres que se tomen como compensación o solución al problema.

También incluye el tiempo razonable que estás dispuesto a esperar por una respuesta.

Y si así lo amerita, dada la gravedad de la situación reclamada y la falta de respuestas, se podrían señalar las medidas que se adoptarán si no obtienes una respuesta en el plazo indicado, pero sin tono amenazante. Como un aviso real.

Te puede interesar: ¿Cómo redactar una queja laboral?

¿Cómo reclamar por productos y servicios si no recibo respuesta?

Llamas por teléfono, comunicas tu reclamo, no obtienes solución. Entonces, decides enviar un e-mail detallando el problema. Pero jamás recibes una respuesta. Considera dejar tu reclamación por escrito, en formato impreso.

Si tras intentar resolver tu problema por teléfono o vía e-mail, no recibes ninguna respuesta, aunque te resulte antiguo e impráctico no descartes redactar una reclamación / carta de queja para presentar a la empresa.

cómo redactar una reclamación

Una carta de queja es útil e importante porque permite dejar el registro de la reclamación en la empresa.

Tal como apunta Colleen Tressler, especialista en educación del consumidor del FTC (Comisión Federal de Comercio de EE.UU.), si el problema va a mayores, presentar una carta de queja ayuda “a preservar los derechos legales que puedas tener en la situación“.

Además, así le demuestras a la compañía que la cosa va en serio.

A continuación, un modelo de carta de queja básico basado en este formato del FTC:

[Tu dirección]
[Tu ciudad, estado, código postal]

[Fecha]

[Nombre de la persona de contacto]
[Título]
[Nombre de empresa]
[Dirección]
[Ciudad / Estado / Código postal]

Estimado [Nombre del representante / contacto de la empresa]:

El día [fecha] compré un [nombre del producto con el número de serie / modelo / servicio realizado] en [lugar, fecha y otros detalles de la compra].

A pesar de las promesas y promociones del [producto / servicio], no ha funcionado bien / no ha sido el servicio ofertado, ya que / porque / debido a que [indicar el problema].

Para solucionar el inconveniente, le agradecería [indicar la acción concreta deseada como respuesta al problema].

Adjunto copias [fotocopias, no documentos originales] de los registros [ej: garantías, recibos, contratos, números de modelos y serie, capturas de pantalla, etc.] relacionados con la [compra / reparación/ contratación del servicio].

Aguardo su respuesta a mi comunicación y espero, a su vez, obtener una solución a mi problema.

Le informo que esperaré [poner una fecha límite de tiempo]. Si transcurrido ese plazo no recibo respuesta, deberé buscar asistencia profesional y asesoramiento de terceros.

Por favor comunicarse por teléfono o e-mail a…

Sinceramente,

[Tu nombre]
[Número de cuenta]

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